BERITA DIY – Akuisisi arsip statis merupakan salah satu kegiatan penting dalam dunia kearsipan di Indonesia. Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 31 Tahun 2011, akuisisi arsip statis adalah proses penambahan kekayaan arsip statis di lembaga kearsipan melalui kegiatan penyerahan arsip statis beserta hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Proses ini tidak hanya sekadar pemindahan dokumen, tetapi juga melibatkan serangkaian tahapan seperti monitoring, penilaian, dan verifikasi untuk menjamin nilai dan keaslian arsip yang diterima.
Pengertian Akuisisi Arsip Statis
Secara sederhana, akuisisi arsip statis adalah kegiatan menambah koleksi arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional, baik yang berasal dari lembaga negara, instansi pemerintah, badan swasta, maupun perorangan. Arsip-arsip tersebut memiliki nilai historis tinggi dan dianggap penting untuk kepentingan publik serta pelestarian memori kolektif bangsa.
Dalam Terminologi Kearsipan Indonesia (2002:3), akuisisi arsip diartikan sebagai tindakan resmi penambahan khazanah arsip pada lembaga kearsipan yang dilakukan melalui penyerahan arsip dari lembaga pencipta atau pusat arsip organisasi terkait. Artinya, setiap arsip yang sudah dinyatakan memiliki nilai statis harus diserahkan kepada lembaga kearsipan agar dapat dikelola dengan baik sesuai ketentuan perundang-undangan.
Tujuan dan Pentingnya Akuisisi Arsip
Tujuan utama dari akuisisi arsip statis adalah menambah khazanah arsip di lembaga kearsipan dan menjamin keselamatan arsip sebagai bentuk pertanggungjawaban nasional. Di sisi lain, kegiatan ini juga menjadi upaya strategis untuk melestarikan arsip sebagai memori kolektif bangsa agar informasi bersejarah tidak hilang dan tetap dapat diakses oleh generasi mendatang.
Selain itu, akuisisi juga berfungsi sebagai bentuk tanggung jawab pemerintah terhadap hak masyarakat dalam memperoleh akses informasi publik. Dengan adanya akuisisi arsip, berbagai peristiwa penting, kebijakan publik, dan rekam jejak sejarah bangsa dapat terdokumentasi secara baik, lengkap, dan autentik.
Tahapan Proses Akuisisi Arsip Statis
Menurut Perka ANRI No. 31 Tahun 2011, proses akuisisi arsip statis dilaksanakan melalui beberapa tahapan penting yang saling berkaitan, yaitu:
-
Monitoring
Tahap pertama ini bertujuan untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang berpotensi menjadi arsip statis. Monitoring dilakukan terhadap lembaga pencipta arsip untuk memastikan arsip mana yang memiliki nilai sejarah dan nilai guna pertanggungjawaban nasional.
-
Penilaian Arsip
Setelah diidentifikasi, arsip harus melalui proses penilaian. Penilaian dilakukan berdasarkan nilai guna arsip, baik dari segi informasi maupun media rekamnya. Kegiatan ini mengacu pada pedoman resmi seperti Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Menentukan Nilai Guna Arsip atau peraturan penggantinya.
-
Verifikasi
Tahap verifikasi dilakukan untuk memastikan kelengkapan, keutuhan fisik, dan keaslian informasi arsip. Hanya arsip yang telah lolos verifikasi yang dapat diserahkan secara resmi kepada lembaga kearsipan.
-
Penyerahan Arsip
Proses ini merupakan inti dari akuisisi. Pencipta arsip menyerahkan arsip statis beserta hak pengelolaannya kepada lembaga kearsipan. Serah terima ini dilakukan secara resmi melalui berita acara dan daftar pertelaan arsip yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Pihak yang Terlibat dalam Akuisisi Arsip
Dalam pelaksanaannya, kegiatan akuisisi arsip statis melibatkan dua pihak utama, yaitu:
-
Pencipta Arsip:
Pihak ini bisa berupa lembaga pemerintahan, badan usaha milik negara, organisasi swasta, maupun individu yang memiliki arsip bernilai sejarah.
-
Lembaga Kearsipan:
Lembaga ini bertugas menerima, menyimpan, dan mengelola arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip. Contohnya adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di tingkat pusat dan lembaga kearsipan provinsi atau kabupaten/kota di tingkat daerah.
Landasan Hukum dan Kebijakan Akuisisi Arsip
Kegiatan akuisisi arsip statis diatur dalam berbagai regulasi penting, antara lain:
-
Peraturan Kepala ANRI No. 31 Tahun 2011 tentang Akuisisi Arsip Statis
Menjelaskan tahapan dan prosedur akuisisi, mulai dari identifikasi hingga serah terima arsip.
-
Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 105 Tahun 2004
Mengatur pengelolaan arsip statis oleh ANRI serta lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota.
-
Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/02/1983
Menjadi pedoman dalam menentukan nilai guna arsip yang akan diakuisisi.
Dengan adanya dasar hukum tersebut, seluruh proses akuisisi arsip statis harus dilaksanakan sesuai dengan kaidah kearsipan nasional agar dapat dipertanggungjawabkan secara hukum dan administratif.
Prinsip dan Strategi Pelaksanaan Akuisisi Arsip
Pelaksanaan akuisisi arsip statis perlu memperhatikan beberapa prinsip utama agar berjalan efektif dan efisien, di antaranya:
- Akuisisi hanya dilakukan terhadap arsip yang memiliki nilai guna sekunder.
- Proses akuisisi sebaiknya dilakukan sejak arsip dinyatakan statis untuk mencegah kerusakan.
- Pelaksanaannya harus didasarkan pada strategi akuisisi nasional.
- Setiap kegiatan dilakukan atas dasar kesepakatan antara lembaga kearsipan dan pencipta arsip.
- Arsip yang diakuisisi harus tetap terjaga keutuhan, keamanan, dan nilai autentiknya.
Selain itu, diperlukan koordinasi yang baik antara pihak pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyusun berita acara, daftar arsip, dan proses dokumentasi resmi.
Download isi Peraturan Kepala ANRI No. 31 Tahun 2011: KLIK DI SINI
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa akuisisi arsip statis menurut Peraturan Kepala ANRI No. 31 Tahun 2011 merupakan proses formal untuk menambah khazanah arsip nasional melalui penyerahan resmi arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Proses ini melibatkan tahapan monitoring, penilaian, verifikasi, dan penyerahan yang dilakukan secara profesional serta sesuai peraturan perundang-undangan.***
